Structuur en overzicht met inkoopsoftware

Het zorgen voor een inkoopproces waarbij kost effectief en efficiënt wordt ingekocht kan een grote besparing opleveren binnen een organisatie. Inzicht in het gehele inkoopproces binnen de organisatie en werken met goedgekeurde leveranciers zorgt ervoor dat je het inkoopproces kan verbeteren en op inkoop kunt besparen, maar ook de kwaliteit kunt verbeteren.

Om budgetten effectief te beheren, is voldoende inzicht in inkoopverplichtingen cruciaal voor inkopers en managers. Het streven naar optimale waarde voor uitgaven vereist grondig onderzoek naar leverancierskwaliteit en het maken van prijsafspraken. Zorgvuldige zichtbaarheid en controle over het betalingsproces zijn onmisbaar om consistentie tussen facturen en inkooporders te waarborgen. Bovendien is het essentieel om de efficiëntie van het proces te evalueren om kostbare tijd en moeite te besparen, en te voorkomen dat mensen buiten het systeem gaan werken, wat kan leiden tot verlies van controle over het volledige inkoopproces.

Merk je dat bepaalde processen binnen jouw organisatie niet zo lekker lopen? Dan kunnen de oplossingen van SalesManager Online een uitkomst bieden. In deze guide, speciaal voor inkoop medewerkers, lichten we toe welke features voor jouw functie van belang zijn.

Optimaliseren op maat met inkoopsoftware

Door inkoopsoftware als onderdeel van ERP in je organisatie in te voeren kunnen er kosten worden bespaard en controles beter worden uitgevoerd. Inkoopsoftware dwingt een gestructureerde werkmethode af en voorkomt dat er inkopen worden gedaan door werknemers die niet geautoriseerd zijn. 

Bij SalesManager Online verloopt het gehele inkoopproces via het ERP-systeem. Je hebt geen losse mailtjes en moeilijke Excel-sheets meer nodig. Per inkooporder is alle correspondentie, leveringen en inkoopfacturen en autorisaties daardoor inzichtelijk. Dat verkleint de kans op fouten en maakt het inkoopproces sneller en efficiënter.

Inkoopsoftware van SalesManager Online sluit uiteraard aan bij de andere modules. Zo kun je inrichten wie voorkeursleveranciers zijn met hun inkoopcondities. 

INKOOPVERZOEK

Het P2P traject begint met een inkoopverzoek of rekwisitie van een medewerker. Hierin wordt de behoefte duidelijk gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een besteladvieslijst als het om voorraadgoederen gaan die regelmatig ingekocht moeten worden, maar ook vanuit nieuwe verzoeken van medewerkers.

INKOOPORDERS

Vanuit het P2P-proces vindt de autorisatie al plaats in het inkoopverzoek- of rekwisitiegedeelte. Dit voorkomt dat inkooporders worden geplaatst zonder correcte autorisatie, dat bestellingen worden geplaatst bij niet-erkende leveranciers, of dat dezelfde goederen worden aangeschaft door meerdere disciplines of afdelingen.

INKOOPFACTUREN

Wanneer het gehele inkoopproces is afgerond kun je direct een inkoopfactuur creëren. Als de inkoopfactuur binnenkomt hoef je alleen te controleren of de bedragen kloppen en mogelijk het factuurnummer van de leverancier aanpassen. De boeking is dan compleet en wordt automatisch door geboekt als journaalpost. SalesManager Online heeft een gecertificeerde koppeling met Twinfield.

THREE WAY MATCHING

Inkoop start bij de inkooporder die een leidinggevende heeft goedgekeurd waarna de order naar de leverancier verstuurd kan worden. Om te controleren of er ook daadwerkelijk geleverd is volgens de afspraken, kun je gebruikmaken van three way matching: inkooporder, levering en factuur moeten allemaal overeenkomen. Als er een verschil is tussen één van de drie onderdelen (factuur komt bijvoorbeeld niet overeen met wat er geleverd is) gaat er iets mis en moet je ingrijpen.

FIATTEREN

SalesManager P2P ondersteunt verschillende autorisatieniveaus voor het goedkeuringsproces. Meerdere personen kunnen worden aangewezen voor een goedkeuring. Om een order goed te keuren wordt er een melding verstuurd via het systeem of via de e-mail.