Inkoopverzoek

Het P2P traject begint met een inkoopverzoek of rekwisitie van een medewerker. Hierin wordt de behoefte duidelijk gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een besteladvieslijst als het om voorraadgoederen gaan die regelmatig ingekocht moeten worden, maar ook vanuit nieuwe verzoeken van medewerkers.

Vanuit het besteladvies kan direct een een rekwisitie worden aangemaakt. Wanneer een werknemer een bestelling wil plaatsen kan deze eerst worden goedgekeurd door de desbetreffende manager. Purchase to Pay van SalesManager Online kan daarbij rekening houden met het maximumbedrag waarvoor de medewerker mag bestellen. De manager van deze werknemer krijgt een notificatie binnen het systeem of een e-mail link met daarin een directe link naar de juiste rekwisitie om deze goed (of af) te keuren.

Autorisatie

Ter ondersteuning van het inkoop proces kan een autorisatie matrix worden ingeregeld die zorgt dat er per inkoop aanvraag de juiste autorisaties worden uitgestuurd naar diegene binnen de organisatie die goedkeuring moeten verlenen.

Hiermee voorkom je dat er bestellingen worden gedaan zonder een correcte autorisatie of dat er bestellingen worden uitgezet bij niet erkende leveranciers of dat er vanuit meerdere disciplines of afdelingen dezelfde goederen worden aangeschaft.

Hiermee wordt ook gezorgd dat er zicht blijft op alle inkoop verplichtingen en dat dit te allen tijde zorg draagt voor het bewaken van de budgetten en prioriteiten op inkoop gebied.

Het uitvoeren van de uiteindelijke bestelling kan door de medewerker die goederen nodig heeft zelf uitgevoerd na goedkeuring van de rekwisitie.

Lump sum rekwisitie

Taakverdeling rondom de onderhandeling met de leveranciers en het vastleggen van contract afspraken (lump sum orders ) voor een bepaalde periode of totaal inkoop bedrag wordt hierdoor inzichtelijk voor de gehele organisatie.

Ook de goedkeuring van periodieke verplichtingen en het automatisch vrij laten geven en matchen van inkoop facturen wordt hierbij ondersteund.