THREE WAY MATCHING
Inkoop start bij de inkooporder die een leidinggevende heeft goedgekeurd waarna de order naar de leverancier verstuurd kan worden. Om te controleren of er ook daadwerkelijk geleverd is volgens de afspraken, kun je gebruikmaken van three way matching: inkooporder, -levering en -factuur moeten allemaal overeenkomen. Als er een verschil is tussen één van de drie onderdelen (factuur komt bijvoorbeeld niet overeen met wat er geleverd is) gaat er iets mis en moet je ingrijpen.
Komt alles overeen? Dan bevestig je de factuur met één klik en wordt de factuur automatisch de administratie ingeschoten en betaalbaar gesteld.
Geen match? Dan krijg je een melding en moet je uitzoeken waar het misgaat. Voor de inkoopfactuur wordt dan weer een autorisatie proces opgestart.
Door het systeem aan de voorkant te automatiseren en met inkooporders te gaan werken, wordt het proces aan de achterkant simpeler. De autorisatie van de inkooporder zorgt voor minder controle aan de achterkant. Zolang de levering en de inkoopfactuur overeenkomen met de geautoriseerde inkooporder zorgt het P2P proces dat er niet nogmaals een autorisatie nodig is waardoor er sneller en efficiënter gewerkt kan worden.
SalesManager Online heeft standaard koppelingen met Basecone (scanapplicatie voor inkoopfacturen) en Twinfield (boekhoudsoftware) beschikbaar om deze controle geautomatiseerd uit te voeren.
Gebruik je liever andere software? Kan ook, neem dan contact op met Alex Werner voor meer informatie.
