Inkooporders
Vanuit het P2P-proces vindt de autorisatie al plaats in het inkoopverzoek- of rekwisitiegedeelte. Dit voorkomt dat inkooporders worden geplaatst zonder correcte autorisatie, dat bestellingen worden geplaatst bij niet-erkende leveranciers, of dat dezelfde goederen worden aangeschaft door meerdere disciplines of afdelingen.
Proces
Bovendien biedt dit proces een beter zicht op alle inkoopverplichtingen, waardoor budgetten en prioriteiten op het gebied van inkoop te allen tijde worden bewaakt.
Het uitvoeren van de uiteindelijke bestelling kan worden gedaan door de medewerker die de goederen nodig heeft, nadat de rekwisitie is goedgekeurd.
Ongeacht de omvang van de inkoopactiviteiten in een jaar, is het voor een organisatie van belang om de beste kwaliteit voor de beste prijs te verkrijgen. Als inkoper is het daarom essentieel om de kwaliteit van leveranciers te onderzoeken en op basis van prognoses de beste prijzen voor een bepaalde periode met de leveranciers overeen te komen.
Om dit te realiseren, is het belangrijk om inzicht te hebben in het uitgavenpatroon bij een voorkeursleverancier. Met deze informatie kan men prijsafspraken maken, staffelkortingen bedingen en wellicht zelfs contractuele afspraken maken voor de afname van goederen gedurende een bepaalde periode. Op deze manier kan gezorgd worden voor de beste kwaliteit tegen de beste prijs.
Voorbeeld uit de praktijk
Vóór de invoering van het P2P-proces had een van onze klanten een grote inkooporder geplaatst. In dezelfde week plaatste een andere vestiging binnen het bedrijf echter ook een inkooporder voor dezelfde goederen, maar bij een andere leverancier. Helaas was er geen bewustzijn van elkaars inkooporders, wat resulteerde in overmatige voorraadaanschaf en onnodige kosten als gevolg van het ontbreken van gezamenlijke onderhandelingen.
Door het gebrek aan communicatie en gecoördineerd inkoopbeheer werden de volgende problemen ondervonden:
Duplicatie van voorraad: Doordat beide vestigingen afzonderlijk dezelfde goederen inkochten, ontstond er een overschot aan voorraad. Dit leidde tot onnodige opslagkosten en het risico op verouderde of ongebruikte voorraad.
Gemiste onderhandelingskansen: Omdat er geen samenwerking was tussen de vestigingen, misten ze de mogelijkheid om gezamenlijk te onderhandelen met de leveranciers. Hierdoor betaalden ze een te hoge inkoopprijs in vergelijking met wat mogelijk was geweest als ze hun krachten hadden gebundeld.
De invoering van ons P2P-proces heeft deze uitdagingen aangepakt en ervoor gezorgd dat dergelijke situaties niet meer voorkomen. Met ons geïntegreerde systeem kunnen verschillende vestigingen en afdelingen binnen het bedrijf hun inkooporders coördineren en informatie delen. Hierdoor kunnen ze:
Voorraadbeheer optimaliseren: Door de inkooporders te centraliseren en te coördineren, kunnen vestigingen de voorraadbehoeften beter afstemmen en overmatige voorraadaanschaf voorkomen. Dit resulteert in kostenbesparingen en een efficiënter gebruik van middelen.
Gezamenlijke onderhandelingen uitvoeren: Het P2P-proces biedt de mogelijkheid om gezamenlijk met leveranciers te onderhandelen, waardoor gunstigere inkoopprijzen kunnen worden bedongen. Dit leidt tot besparingen op de totale inkoopkosten en verbetert de winstgevendheid van het bedrijf.
Bij onze klant heeft de implementatie van ons P2P-proces geleid tot een verbeterde samenwerking tussen vestigingen en afdelingen. Hierdoor is er meer transparantie en controle over inkoopprocessen, wat resulteert in kostenbesparingen en een betere efficiëntie in de gehele toeleveringsketen.
