Groeiende bedrijven kunnen niet zonder een CRM-systeem. Eén overzichtelijk systeem is veel handiger dan losse Excel-sheets met klantgegevens. Maar welk systeem is voor jouw organisatie geschikt? In dit artikel delen we een stappenplan om het beste CRM-systeem voor jouw organisatie te kiezen.
Over CRM-systemen
Een CRM-systeem is een digitale tool waarin je alle informatie, communicatie en interactie met klanten, leads, partners, concurrenten en medewerkers registreert en inzichtelijk maakt. Een soort digitale kaartenbak dus.
Het gebruik van een CRM-systeem heeft veel voordelen. De meeste organisaties gebruiken een CRM-systeem om hun zakelijke relaties te verbeteren en efficiënter te werken.
Lees verder: Waarom een CRM? Dit zijn de voordelen voor jouw organisatie
Nieuw CRM-systeem kiezen
Sta je op het punt om je eerste CRM-systeem te kiezen? Of ben je op zoek naar een nieuw systeem dat beter aansluit bij jouw bedrijfsvoering? Er is behoorlijk wat software op de markt. Met dit stappenplan maak je de juiste keuze.
Stap 1) Focus bepalen
Veel CRM-systemen richten zich op een bepaalde afdeling binnen een organisatie. Met functionaliteiten die zich daarop toespitsen. Pipedrive positioneert zich bijvoorbeeld als een CRM-systeem voor en door salesprofessionals en Monday is vooral gemaakt voor projectmanagement. Dit zijn goede keuzes als je een CRM-systeem zoekt dat zich specifiek op deze afdeling van je organisatie richt of als dat de core van je bedrijf is. Vaak bieden dit soort niche CRM’s ook functionaliteiten voor andere afdelingen, maar die zijn minder sterk.
Ook zijn er CRM-systemen op de markt die inzetbaar zijn voor een bredere bedrijfsvoering. Dat is handig wanneer meerdere afdelingen binnen je organisatie met het systeem moeten werken. In SalesManager Online vormt het CRM-systeem bijvoorbeeld de basis, maar is het uit te breiden met modules voor servicemanagement, projectmanagement en ERP. Dat is bijvoorbeeld handig voor handelsbedrijven die ook veel aan klantenservice of serviceverlening doen.
Waar wil je jouw CRM-systeem (voornamelijk) voor gebruiken? Door deze eerste vraag te beantwoorden, baken je jouw zoektocht af.
Stap 2) Wensen en eisen bepalen
Waar moet jouw ideale CRM-systeem aan voldoen? Welke functionaliteiten moet het bevatten? Waarschijnlijk komen er meteen al één of twee functionaliteiten in je op.
Maar om écht een goede lijst van must-haves en nice-to-haves te maken, maak je eerst een uitgebreide inventarisatie.
Contactmomenten inventariseren - Zet alle manieren op een rij waarop mensen in jouw organisatie contact hebben met relaties of inzicht in gegevens moeten hebben.
Belangrijkste processen inventariseren - Zet je belangrijkste bedrijfsprocessen op een rij die betrekking hebben op relatiebeheer. Koppel daar de benodigde functionaliteiten voor je CRM aan.
Input verzamelen van key users - Vraag mensen in je organisatie om input die zich (op wat voor manier dan ook) bezig houden met relatiebeheer. Vraag welke functionaliteiten onmisbaar zijn en welke nice-to-have zijn.
Integraties inventariseren - Welke andere software wil je kunnen koppelen aan je CRM? Zoals bijvoorbeeld e-mailmarketing- of boekhoudsoftware. Zet de benodigde koppelingen op een rij.
Na deze inventarisatie heb je een lijst met specifieke functionaliteiten. Een deel is essentieel en een deel is nice-to-have.
Stap 3) Aanbieders vergelijken
Ga op zoek naar verschillende aanbieders van CRM-systemen. Vraag om input van collega’s en kennissen en zoek online. Maak een lijst van aanbieders en onderzoek de aanwezige functionaliteiten.
De pakketten die de benodigde integraties of functionaliteiten niet bezitten, vallen direct af. De overgebleven oplossingen vergelijk je op verschillende vlakken.
Kosten
Reviews en reputatie
Aanwezige support
Online trainingsmogelijkheden
Maatwerk mogelijkheden
Lees ook: Overzicht en vergelijking van 7 populaire CRM-systemen
Stap 4) Demo’s proberen
Welke CRM-systemen spreken je het meest aan? Maak een shortlist van enkele systemen die aan jouw wensen en eisen voldoen.
Vervolgens vraag je demo’s aan. De meeste aanbieders bieden ofwel een gratis versie (met beperkte mogelijkheden) aan of een live demo met een adviseur.
Test de CRM-systemen van jouw shortlist. Vergeet niet om verschillende medewerkers te betrekken bij deze testfase. Tijdens het uittesten van de demo’s vallen er waarschijnlijk nog enkele systemen af die in de praktijk toch niet zo fijn werken of waarvan de functionaliteiten tegenvallen.
Stap 5) Proefperiode
Heb je momenteel nog een ander CRM-systeem in gebruik? Stap dan niet in één keer over. Test het CRM-systeem van jouw voorkeur eerst een tijdje uit. Eventueel door middel van schaduwdraaien: twee systemen tegelijkertijd gebruiken. Mocht het dan toch niet bevallen, dan stap je zo weer terug naar je oude systeem terwijl je teruggaat naar je shortlist en een ander CRM-systeem probeert.
Aandachtspunten
Je weet nu de stappen die je moet doorlopen om een geschikt (nieuw) CRM-systeem te vinden. Wat zijn belangrijke zaken om op te letten?
Veiligheid - Gegevensbeveiliging is extra belangrijk bij CRM-systemen. Je wil niet dat gegevens van je relaties op straat komen te liggen door een datalek. Onderzoek op welke manieren gegevens beveiligd worden en of de software bijvoorbeeld aan de eisen van de AVG / GDPR voldoet.
Import en export - Het is fijn als je al je contactgegevens kan exporteren of importeren vanuit een ander systeem. Dat maakt de overstap een stuk eenvoudiger.
Aanpasbaarheid - Heb je specifieke wensen aan jouw CRM die bij de meeste pakketten niet standaard zijn? Onderzoek dan of er mogelijkheid is om ook maatwerk aanpassingen te (laten) maken.
Training - Is er een handleiding beschikbaar? Zijn er video’s gemaakt waarin (onderdelen van) de software uitgelegd wordt? Kijk ook of er zowel gebruikerstrainingen zijn als trainingen voor applicatiebeheer.
Support - Problemen wil je snel opgelost hebben. Op welke manieren kun je contact opnemen met de supportafdeling van de CRM-oplossing? Alleen via e-mail, of bijvoorbeeld ook telefonisch en via chat? Stel eens een simpele vraag en kijk wat de reactiesnelheid is.
All-in-one CRM en ERP
Ben je op zoek naar een echte alleskunner? Maak dan kennis met SalesManager Online.
Het CRM-systeem vormt het hart van onze software. Elk nieuw contact krijgt een eigen relatiekaart. Deze is zeer uitgebreid en kan altijd verder aangevuld worden met custom velden. Per kaart bouw je een dossier op. Elk document dat je elkaar ooit verstuurd en elk belletje of mailtje dat je ooit deed, wordt opgeslagen in de relatiekaart. Zo heb je altijd een compleet overzicht van alle communicatie en documentatie met een relatie.
Aanvullend kan het CRM-systeem aan het krachtige ERP-systeem, de projectmanagementmodule en/of de servicemanagementmodule van SalesManager gekoppeld worden.
Door middel van maatwerk kan het hele systeem zo ingericht worden dat het perfect bij jouw organisatie aansluit. Inclusief koppelingen met externe software. Dat maakt SalesManager een echte all-in-one oplossing voor vrijwel elke organisatie!
Eens kijken hoe het CRM-systeem van SalesManager Online eruit ziet? Of wil je graag meer informatie? Vraag dan nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees hier eerst meer informatie.