Het implementeren van een ERP-systeem is een behoorlijke onderneming. Daarom is het slim om je vooraf goed te oriënteren en een weloverwogen keuze te maken. In dit artikel laten we zien hoe je in 5 stappen het perfecte ERP-systeem voor jouw organisatie kiest.
Wat is een ERP-systeem?
Binnen organisaties lopen allerlei (digitale) bedrijfsprocessen kriskras door elkaar heen. Projectmanagement, boekhouding, productie, verkoop, logistiek en ga zo maar door. Een ERP-systeem verbindt en automatiseert deze processen in één centraal systeem. Dit zorgt voor een hogere productiviteit en meer efficiëntie en snelheid.
Lees verder: Wat is een ERP?
ERP-software als centraal systeem
Het ERP-systeem wordt het digitale hart van jouw organisatie. Standaard bevat het bij de meeste aanbieders al veel verschillende functionaliteiten om processen te managen. Maar de meeste aanbieders maken het ook mogelijk om het ERP-systeem te koppelen met andere software.
Zo heeft de ERP-module van SalesManager Online bijvoorbeeld standaard integraties met Basecone, Twinfield, Exact Online, Magento, Mailchimp en vele anderen. En als er nog geen koppeling is, kunnen we altijd maatwerk leveren om de koppeling tóch mogelijk te maken.
Beste ERP-systeem kiezen
Eerder schreven we al over het succesvol implementeren van ERP-software, maar in dit artikel zetten we nog een stapje terug. Want hoe moet je het juiste ERP-systeem kiezen voor jouw bedrijf?
Stap 1: Inventarisatie van wensen en behoeftes
Waar wil je jouw ERP-systeem allemaal voor gebruiken en welke functionaliteiten moet het dus bezitten? Je behoeftes in relatie tot het ERP-systeem in kaart te brengen, is een belangrijke eerste stap waar je best wat tijd aan mag besteden.
Zo maak je een goede inventarisatie:
Zet je bedrijfsprocessen op papier. Door je bedrijfsprocessen uit te werken, ontdek je details die van groot belang zijn voor jouw organisatie. Heb je bijvoorbeeld een complex inkoopproces waarbij interne goedkeuring gevraagd moet worden vanaf een bepaalde inkoopprijs, dan is het handig dat je ERP-systeem een P2P-module bezit. Dit soort belangrijke details komen vaak pas aan het licht wanneer je al je processen uitwerkt.
Vraag om input. Betrek de mensen en afdelingen die daadwerkelijk met de software moeten gaan werken. Vraag ze welke problemen ze momenteel ervaren en welke functionaliteiten ze graag terug zouden zien. Niet alleen omdat deze key users je van waardevolle input kunnen voorzien, maar ook omdat je ze uiteindelijk mee moet krijgen wanneer je de software in gebruik gaat nemen.
Maak een lijst met must-haves en nice-to-haves. Door dit onderscheid te maken, wordt duidelijk welke functionaliteiten niet mogen ontbreken. En wat de ‘fancy tools’ zijn die op papier mooi klinken maar in de praktijk weinig gebruikt zullen worden.
Stap 2: Integraties inventariseren
Waarschijnlijk maak je als organisatie al gebruik van verschillende softwarepakketten. Bijvoorbeeld voor je boekhouding. Wil je jouw bestaande software blijven gebruiken? Om het maximale uit je ERP-systeem te halen, is het dan belangrijk om koppelingen te kunnen maken. De tweede stap is daarom om te inventariseren welke koppelingen er nodig zijn.
Maar je kunt er ook voor kiezen om alles binnen één systeem te doen - een zogenaamde end-to-end oplossing. Dan zijn koppelingen minder belangrijk, maar moeten de functionaliteiten binnen de ERP-software jouw huidige tools wel kunnen vervangen. Inventariseer in dat geval welke aanvullende functionaliteiten nodig zijn.
Stap 3: Aanbieders vergelijken
Ga op zoek naar verschillende aanbieders van ERP-software. De pakketten die de benodigde integraties of functionaliteiten niet bezitten, vallen direct af.
De overgebleven oplossingen vergelijk je op verschillende vlakken.
Kosten
Aanwezige support
(Online) trainingsmogelijkheden
Verloop van het implementatieproces
Maatwerk mogelijkheden
Reviews en reputatie
Lees ook: Welke bekende ERP-systemen zijn er?
Stap 4: Demo’s proberen
Vervolgens maak je een shortlist van de ERP-aanbieders die je het meeste aanspreken. Vraag demo’s aan: een live demo of test de software zelf uit. Uiteindelijk rolt er één ERP-pakket uit dat alles heeft wat je nodig hebt en wat prettig werkt. Vergeet niet om ook verschillende medewerkers te betrekken bij deze testfase.
Stap 5: Proefperiode
Als laatste onderdeel van het keuzeproces kun je voor schaduwdraaien kiezen. Je behoudt dan gewoon je oude werkwijze of systeem, maar voert alle taken ook uit in het ERP-systeem. Op die manier ontdek je hoe het systeem in werkelijkheid werkt en kun je verifiëren of het inderdaad de juiste keuze is.
Schaduwdraaien is de beste vergelijking, maar het legt wel behoorlijk wat druk op de organisatie. Alle handelingen moeten immers dubbel uitgevoerd worden. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om een klein projectje te schaduwdraaien om zo te ervaren hoe het is om met de software te werken. Anderen gaan gewoon direct over tot implementatie.
Tips om het beste ERP-systeem te vinden
Nu je weet welke stappen je kunt nemen om het beste ERP-systeem te kiezen voor jouw organisatie, delen we graag nog enkele belangrijke tips.
Hou rekening met toekomstige veranderingen — Zorg dat jouw ERP-systeem ook mee kan groeien met je organisatie. Neem daarom tijdens de inventarisatie ook functionaliteiten en processen mee die in de toekomst belangrijk worden.
Goede klik met je ERP-leverancier is belangrijk — Een ERP-systeem is geen plug-and-play software. Er komt vrijwel altijd maatwerk, training en implementatie bij kijken. Je zult dus (zeker in het begin) veel contact hebben met je ERP-partner. Dan is een goede klik wel zo prettig.
Gebruik van mobiele apps — Een ERP-systeem gebruik je traditioneel gezien het liefst vanaf een desktop PC. Maar het is handig als verschillende afdelingen apps kunnen gebruiken die aangesloten zijn op het ERP. Bijvoorbeeld orderpicking voor orderpicking, servicemedewerkers en de buitendienst.
Cloud, local of hybride installatie — Waar wordt de software geïnstalleerd? Vroeger had lokaal de voorkeur, maar tegenwoordig zijn vooral cloud-oplossingen populair. Er zijn dan geen kosten voor opslag en onderhoud, de beveiliging is over het algemeen beter en de applicatie is voor elke gebruiker met een werkende internetverbinding bereikbaar. Vanaf elke locatie en op elk device.
ERP-systeem implementeren
Na het kiezen van jouw (nieuwe) ERP-systeem is het tijd voor de implementatiefase. Data overzetten, de software inrichten, je bestaande systemen koppelen en je medewerkers trainen kost allemaal best veel tijd. Hoe pak je dat handig aan? Lees verder in ons artikel ‘Succesvolle ERP-implementatie in 8 stappen’.
Maak kennis met SalesManager Online
SalesManager Online is een cloud ERP-systeem waarmee belangrijke processen als inkoop, verkoop, voorraadbeheer, productmanagement, logistiek en relatiebeheer optimaal worden ondersteund.
Vanuit een breed aanbod aan standaard modules (ERP, CRM, service- en projectmanagement) biedt SalesManager Online de mogelijkheid om verschillende modules te combineren en daarmee een oplossing op maat samen te stellen. Waar nodig worden deze oplossingen aangevuld met maatwerk en koppelingen met bestaande systemen. Het perfecte ERP-systeem voor elke business dus!
Eens kijken hoe het ERP-systeem van SalesManager Online eruit ziet? Of wil je graag meer informatie? Vraag dan nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees meer over onze modulair ERP.