SalesManager Online P2P - Overzicht rekwisities
Bij inkooptrajecten is het slim om een gestructureerde en geautomatiseerde werkwijze te hanteren. Met de P2P-module van SalesManager Online worden complexe inkoopprocessen een eitje en verlopen ze foutloos.
Wat is purchase-to-pay (P2P)?
Zowel grote als kleine bedrijven vertrouwen op hun inkoopproces om besparingen te realiseren en hierbij controle te houden op hun inkoopproces. Daarnaast kan een gestructureerde manier van inkopen een positief effect hebben op de relatie met je leveranciers.
Bij inkoopprocessen is het efficiënt om met een purchase-to-pay proces (P2P) te werken. P2P beschrijft het proces van bestelaanvraag tot en met het betalen van de factuur, inclusief alle tussenliggende stappen. Zoals inkoopoffertes aanvragen, interne goedkeuring, PO matching en controleren van inkoop.
Bij P2P lopen deze stappen volgens een vaste structuur en wordt gebruik gemaakt van automatisering. Het optimaliseren en digitaliseren kan een goede eerste stap zijn in het digitaliseren van de gehele organisatie.
Waarom P2P gebruiken?
Bij de meeste handelsbedrijven is het inkoopproces relatief eenvoudig. Je koopt een product bij een leverancier en je verkoopt dit in jouw (online) winkel voor een meerprijs.
Maar bij andere bedrijven is het inkoopproces complexer. Bijvoorbeeld…
Als je bij veel verschillende leveranciers hetzelfde product inkoopt. Je vraagt dan bij alle partijen inkoopoffertes op om te vergelijken. Verschillende staffelkortingen per leverancier maken dit extra complex.
Wanneer interne goedkeuring nodig is voor het bevestigen van een offerte. In veel organisaties moeten inkopen bijvoorbeeld boven een bepaald bedrag goedkeuring vragen, of moeten minstens twee personen een inkooporder goedkeuren.
Zoals je ziet, kunnen er behoorlijk wat variabelen spelen die het inkoopproces complex maken. Een geautomatiseerd en gestandaardiseerd proces helpt je dan om efficiënter te werken.
P2P in SalesManager Online
P2P is een module binnen het ERP-systeem van SalesManager Online. In het kort werkt het op de volgende manier:
Het P2P proces begint bij een inkoopaanvraag van een medewerker. Het is de taak van de inkoper om, indien nodig, inkoopoffertes op te vragen bij de leveranciers. Vervolgens selecteert de inkoper de beste deal en legt deze middels een inkoopverzoek (rekwisitie) voor aan de persoon die de aanvraag goed moet keuren, vaak de inkoopmanager. Dit kunnen ook meerdere personen zijn. Stel dat er bijvoorbeeld producten voor de IT-afdeling moeten worden besteld, dan moeten wellicht zowel de IT-manager als de inkoopmanager de inkooporder fiatteren.
SalesManager Online P2P ondersteunt dan ook meerdere autorisatieniveaus voor het goedkeuringsproces. Wie er toestemming moet of moeten geven kan afhankelijk zijn van het type inkooporder, de waarde van de order of de productgroep waar de order betrekking op heeft. Vanaf een bepaald bedrag of door meerdere mensen bijvoorbeeld. Het inkoopverzoek kan direct in de applicatie worden gefiatteerd, maar het inkoopverzoek kan met SalesManager Online P2P ook via een hyperlink worden aangeboden aan degene(n) die het verzoek moet(en) goedkeuren. Op deze manier is het altijd mogelijk om een inkoopverzoek op een snelle en makkelijke manier te fiatteren, zodat de order geplaatst kan worden.
Keuze gemaakt (en goedkeuring binnen)? Met één druk op de knop verstuur je de inkooporder als een persoonlijke mail naar de leverancier, op basis van een vooraf ingestelde template.
Vervolgens wordt de inkoopfactuur ingescand via Basecone. Hiermee wordt de inkoopfactuur automatisch zichtbaar in SalesManager Online, waardoor deze gematcht kan worden desbetreffende inkooporder. Dankzij deze integratie kan in SalesManager Online automatisch de inkoopfactuur worden aangemaakt, zodat deze geëxporteerd kan worden naar de financiële administratie.
Ten slotte worden de spullen die zijn besteld geleverd. De order wordt gecontroleerd en de levering wordt geregistreerd in SalesManager Online. Er kan nu gecontroleerd worden of de geleverde producten en bijbehorende prijzen overeenkomen met de inkooporder en de factuur.
Met SalesManager Online P2P beschik je over alle functionaliteit die nodig is om het gehele inkoopproces te structureren en te digitaliseren. Per inkooporder zijn alle offertes, aanvragen, facturen en leveringen snel en overzichtelijk beschikbaar. Losse mailtjes en ingewikkelde Excel-sheets zijn hiermee verleden tijd. Dit verkleint de kans op fouten en maakt het inkoopproces sneller en efficiënter.
Match inkoopfacturen met Basecone
Om te controleren of er ook daadwerkelijk geleverd is volgens de afspraken, kun je gebruikmaken van three way matching: order, levering en factuur moeten allemaal overeenkomen. Als er een verschil is tussen één van de drie onderdelen (factuur komt bijvoorbeeld niet overeen met wat er geleverd is) gaat er iets mis en moet je ingrijpen.
SalesManager Online heeft standaard koppelingen met Basecone (scanapplicatie) en Twinfield (boekhoudsoftware) beschikbaar om deze controle geautomatiseerd uit te voeren. Maak je gebruik van andere software die je zou willen koppelen met SalesManager Online? Dat is uiteraard ook mogelijk, neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
In Basecone worden je facturen gescand en herkend. Door de koppeling tussen Basecone en SalesManager Online worden inkoopfacturen vergeleken met de order en de levering.
Komt alles overeen? Dan bevestig je de factuur met één druk en wordt de factuur automatisch Twinfield ingeschoten.
Geen match? Dan is er mogelijk te weinig geleverd of teveel gefactureerd. SalesManager Online P2P geeft een melding, zodat je na kunt gaan waar het misgaat en contact op kunt nemen met de leverancier.
Wil je de P2P-module graag toevoegen aan jouw ERP-omgeving? Neem contact met ons op. Liever eerst even kijken hoe het precies werkt? Vraag dan een vrijblijvende demo aan.