De implementatie van een ERP-systeem is een flinke onderneming. Data overzetten, de software inrichten, je bestaande systemen koppelen en je medewerkers trainen kost allemaal best veel tijd. Hoe pak je dat handig aan? In dit artikel delen we een overzichtelijk stappenplan voor succes!
Over ERP-systemen
Binnen organisaties lopen allerlei (digitale) bedrijfsprocessen kriskras door elkaar heen. Projectmanagement, boekhouding, productie, verkoop, logistiek en ga zo maar door. Een ERP-systeem verbindt en automatiseert deze processen. Dit zorgt voor een hogere productiviteit en meer efficiëntie en snelheid.
Lees verder: Wat is een ERP?
Juiste ERP-systeem kiezen
Voordat je je gaat toeleggen op ERP-implementatie is het natuurlijk eerst goed om de juiste ERP-oplossing voor jouw organisatie te kiezen. Er zijn namelijk veel verschillende pakketten op de markt, elk met zijn eigen voor- en nadelen.
Bij een relatief simpele bedrijfsvoering kan je kiezen voor een pakket met standaard functionaliteit. Maar om te koppelen met specifieke (niche)software is vaak maatwerk nodig. Niet elke aanbieder biedt dit (voor een redelijke prijs) aan.
Lees verder: Welke populaire ERP-systemen zijn er en wat zijn de verschillen?
Stappenplan ERP-implementatie
Het implementeren van een ERP-systeem is een flinke onderneming. Je gehele (digitale) bedrijfsvoering zal veranderingen ondergaan. Toch bestaat het in de praktijk vrijwel altijd uit de volgende stappen.
Stap 0: Behoeften in kaart brengen
ERP-implementatie begint eigenlijk al tijdens het aankoopproces. Door eerst je behoeften in kaart te brengen, weet je welke oplossing en welke functionaliteiten voor jou belangrijk zijn. Bij SalesManager betrekken onze verkopers in dit stadium graag al de consultant die het systeem zal implementeren. De consultant is dan al op de hoogte van de wensen en kan meedenken over de beste uitwerking. Dit zorgt voor een vliegende start bij de daadwerkelijke implementatie.
Stap 1: Implementatie voorbereiden
Een ERP-implementatie is een project. Soms van een paar dagen, maar soms ook van enkele maanden. Het begint altijd met een goede voorbereiding. Het is goed om een kick-off te organiseren waarbij de belangrijkste betrokkenen aanwezig zijn. Tijdens deze vergadering verdeel je de taken, maak je een planning en stel je deadlines op. Zo weet iedereen wat hem te wachten staat en kan je altijd terugvallen op gemaakte afspraken.
Stap 2: ERP-omgeving klaarzetten
Het ERP-systeem wordt ingericht met de afgesproken functionaliteiten en voorkeuren. De meeste organisaties hebben al een ERP-systeem (of losse systemen) in gebruik. Om de bedrijfsvoering gaande te houden is het niet mogelijk om van de één op de andere dag over te stappen naar het nieuwe systeem. Er zal dus altijd een periode zijn waarin je twee systemen naast elkaar hebt lopen.
Stap 3: Dataconversie
De data uit je oude ERP-systeem (of je losse systemen) moet overgezet worden naar het nieuwe systeem. Alle gegevens van klanten, producten, diensten en historie moet geëxporteerd worden en op de juiste manier geïmporteerd worden in het nieuwe systeem. In de praktijk komt dit vaak neer op een gigantisch Excel-bestand met alle bedrijfsgegevens.
Dit is een goed moment om de data op te schonen. Dubbele contacten kunnen verwijderd worden, spelfouten verbeterd en producten die niet meer verkocht worden kunnen uit het systeem gehaald worden.
Stap 4: Controleren en importeren
Het overzetten van data klinkt gemakkelijker dan het is. In de praktijk komt het regelmatig voor dat data in een verkeerde kolom terechtkomt (huisnummers en klantnummers worden bijvoorbeeld omgedraaid), er typfouten gemaakt worden, of gegevens ontbreken waardoor de data niet (meer) klopt. Om die reden is controle van de data echt een aparte stap waar veel tijd aan besteed moet worden.
Als de data correct en schoon is, kan deze geïmporteerd worden in het nieuwe systeem. Voer daarna nogmaals een controle uit om te zien of de data goed is overgezet.
Stap 5: Configuratie en maatwerk
Na het overzetten van de data is het tijd voor configuratie. Denk aan producten inrichten in artikelgroepen, kortingsstructuren opmaken, workflows instellen en serie- en batchnummers toevoegen in het magazijn. Als er maatwerk geleverd moet worden (zoals koppelingen met niche-software), is nu ook het moment om dit te doen.
Stap 6: Testfase
Voer over alle bedrijfsprocessen testen uit en kijk of het systeem naar behoren werkt. Test zowel standaardfunctionaliteiten als maatwerk.
Omdat je twee systemen naast elkaar hebt draaien, vraagt dit om behoorlijk wat extra werk van je medewerkers. Blijf daarom niet langer dan nodig in de testfase hangen, maar durf naar de volgende stap te gaan zodra alles naar behoren werkt.
Stap 7: Training
Het is aan te raden om iedereen een training te geven die met het systeem werkt. Geef eindgebruikers uitleg over de werkwijze van verschillende functionaliteiten. En de applicatiebeheerder een uitgebreidere training over zaken als gebruikers en producten toevoegen.
Stap 8: Aftercare
Bij de meeste ERP-systemen sluit je ook een abonnement af voor vragen en support. Zo weet je zeker dat er een (snelle) oplossing komt, mochten er ooit problemen voordoen.
Maatwerk ERP-oplossing voor jouw organisatie
Je weet nu hoe je een nieuw ERP-systeem implementeert in jouw organisatie. Nu nog de juiste oplossing kiezen...
Heb je behoefte aan een ERP-oplossing op maat en wil je direct zaken doen met de leverancier? Dus geen onnodig hoge kosten voor een implementatiepartner en externe consultants, maar direct aan tafel met de partij die ontwikkelt, levert én implementeert?
Maak dan kennis met SalesManager Software en bespreek vandaag nog de beste oplossing voor jouw bedrijf!