Met onze CRM-oplossing in de cloud heb je toegang tot een uitgebreide selectie aan oplossingen ter ondersteuning van relatiebeheer. Een van deze CRM-oplossingen is workflow manager. In deze blog leggen we je uit wat workflow is en hoe dat jou kan helpen bij het opvolgen van acties. Ben je benieuwd? Lees dan verder.
Wat is een workflow manager?
Even terug naar het begin, een workflow manager is een softwaretoepassing ontworpen om gebruikers te ondersteunen bij een reeks van terugkerende taken die samen een bedrijfsproces of workflow vormen. De workflow manager haalt signalen uit de verschillende stappen van de workflow en begeleidt de gebruiker door de vervolgstappen. Dit wordt gedaan op basis van taakroutering, ook wel workflow automatisering. Een workflow zijn dus repetitieve werkzaamheden waarbij je de gebruiker ondersteund om consequent te handelen en te voldoen aan de afgesproken werkprocessen of afspraken met klanten.
Snel, nauwkeurig en kostenefficiënt.
Waar workflows eerst meestal handmatig werden voltooid, kiezen steeds meer bedrijven ervoor om workflows te automatiseren doormiddel van software. Dit leidt tot meer snelheid, nauwkeurigheid en is bovendien kostenefficiënt. Met de software van SalesManager zijn wij in staat om de workflows aan te passen op de unieke bedrijfssituatie. Welke taak volgt uit bepaalde handelingen? En wie moeten hiervan op de hoogte worden gesteld. Samen stellen wij een unieke route op die past bij het bedrijf. In feite is een workflow dus een voorgecodedeerd script, dat rekening houdt met de behoeften van jouw bedrijf.
Naast dat een workflow vervolg stappen automatiseert, houdt het ook de status van activiteiten bij. Hoelang mag een activiteit maximaal open staan en wie moet er goedkeuring geven voor bepaalde activiteiten? Dergelijke vraagstukken kunnen allemaal verwerkt worden in de workflow engine.
In de praktijk
De workflow manager is dus ontwikkeld om eenvoudige tot complexe bedrijfsprocessen te ondersteunen. Een aantal concrete voorbeelden van workflows voor een salesafdeling zijn bijvoorbeeld:
follow-ups van beurzen
marketingcampagnes
de afhandeling van informatieverzoeken.
Met een workflow bepaal je hoe een bepaalde activiteit moet worden opgevolgd. Je kan het gebruiken om te zorgen dat een offerte altijd na 3 dagen wordt opgevolgd of dat de servicedesk een bericht krijgt dat een melding van een bepaald type te lang openstaat (escaleren). Dit zijn de eenvoudige voorbeelden van een workflow. Je kunt ook aangeven dat er meerdere activiteiten gedaan moeten worden door verschillende medewerkers en dat als deze allemaal zijn afgerond er nog wat acties gedaan moeten worden. De workflow is eigenlijk een soort activiteitengenerator.
Kortom, met de workflowmanager stel je in:
Wat het startpunt van de workflow is. Bijvoorbeeld het binnenkomen van een order.
Hoe snel er een opvolging moet komen. Bijvoorbeeld direct een opdrachtbevestiging mailen of na 3 dagen een offerte nabellen.
Wie de opvolging doet. Het kan ook zijn dat SalesManager Online automatisch een mail met een specifiek formaat stuurt.
Of er meerdere stappen in de workflow zijn
Maar de workflow is niet alleen heel handig voor de salesafdeling. Alle afdelingen binnen een bedrijf hebben baat bij een workflow manager. Denk bijvoorbeeld aan de serviceafdeling bij het bewaken van de SLA’s of de logistieke afdeling voor het managen van de activiteiten in het magazijn. De workflow manager zorgt ervoor dat SLA’s worden bewaakt.
Bij SalesManager weten wij als geen ander dat automatiseren een grote impact op de organisatie kan hebben. Bovendien is geen een organisatie hetzelfde. Het is belangrijk om de huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen, voordat er een verandering teweeg kan worden gebracht. Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen, neem vrijblijvend contact op met Alex.
