De relevantie van data en datamanagement voor bedrijven is de laatste jaren flink toegenomen en in tegenstelling tot grote ondernemingen hebben MKB-bedrijven vaak beperkte financiële en menselijke middelen. Door efficiënt datamanagement kunnen ze meer doen met minder, wat kan leiden tot kostenbesparingen en betere inzet van hun beperkte middelen.
Wat is datamanagement?
Datamanagement kent verschillende aspecten en mede door de digitalisering van het bedrijfsleven produceren bedrijven ook steeds meer data. Er komt dan ook heel wat bij kijken om dit allemaal in goede banen te leiden. Een aantal cruciale vragen die bedrijven zich hierbij moeten stellen zijn:
Hoe wordt onze data opgeslagen en beveiligd?
Wie hebben er toegang?
Voldoen we aan alle wet- en regelgeving?
Analyseren we de data die we verzamelen? En wat doen we hier vervolgens mee?
Dit zijn slechts enkele vragen, die allemaal met data te maken hebben, maar toch ook allemaal net een ander aspect van datamanagement belichten. Om te beginnen is het van belang om te begrijpen wat we allemaal onder datamanagement verstaan. De definitie van datamanagement voor bedrijven is als volgt:
"Datamanagement voor bedrijven verwijst naar de praktijk van het verzamelen, bewaren, beheren, organiseren, en gebruiken van data om bedrijfsdoelstellingen te bereiken en waarde te creëren. Dit omvat het waarborgen van de kwaliteit, privacy, beveiliging, en toegankelijkheid van de data gedurende de gehele levenscyclus, evenals het naleven van relevante regelgeving en best practices.”
Uit het feit dat dit een vrij lange definitie is valt al af te leiden dat het onderwerp datamanagement veel verschillende aspecten bevat. Aangezien wij ons richten op CRM- en ERP-software voor het Nederlandse MKB, met een focus op (groot)handelsbedrijven geven we onderstaand drie tips op het gebied van datamanagement die voor deze groep bedrijven van belang is.
1. Integratie van datastromen
Bij veel (handels)bedrijven in het Nederlandse MKB wordt met verschillende systemen gewerkt voor bijvoorbeeld relatiebeheer (CRM), inkoop, verkoop, voorraadbeheer (ERP) en de financiële administratie (boekhoudsoftware). Zolang er geen gebruik wordt gemaakt van een geïntegreerde oplossing waarbij alle kernprocessen vanuit één applicatie worden ondersteund is het van groot belang dat er sprake is van een naadloze data-uitwisseling tussen deze systemen. Dit noemen we het integreren van datastromen en dit zorgt voor een eenduidige, real-time weergave van data. Het zorgt tevens voor foutenreductie; handmatige gegevensinvoer of data-overdracht is steeds minder nodig en verkleint het aantal gemaakte fouten die leiden tot de onjuiste weergave van data. Of het nu gaat om klantgegevens, orderdata of voorraadstanden, het integreren van data tussen verschillende systemen is van cruciaal belang voor het verbeteren van de efficiëntie en daarmee de winstgevendheid van een organisatie.
2.Overige kostenbesparingen
Door interne systemen en de bijbehorende datastromen te integreren verbetert de efficiëntie binnen een bedrijf. Een verbeterde efficiëntie zorgt voor lagere kosten en daarmee voor een hogere winstgevendheid. Dit betekent dus dat het integreren van systemen een directe invloed heeft op de winstgevendheid en daarmee het succes van een bedrijf. Andere voorbeelden van (indirecte) kostenbesparingen door de integratie van systemen en data zijn: voorraadoptimalisatie, lagere IT-kosten (minder onderhoud nodig), verbeterde klantenservice (dit zorgt op de lange termijn voor minder klachten en dus minder kosten) en grotere schaalbaarheid (dit zorgt voor minder toekomstige kosten bij groei van het bedrijf).
3. Datagedreven besluitvorming
Het real-time beschikbaar hebben van belangrijke data kan zorgen voor een aanzienlijke verbetering van de besluitvorming. Actuele data van verschillende afdelingen zorgt voor een compleet beeld van de organisatie en kan het management of de directie helpen om de juiste beslissingen te nemen. Bij veel bedrijven is men afhankelijk van het wachten op rapporten of updates vanuit verschillende afdelingen. Dit zorgt voor vertraging en een incompleet beeld. Dit heeft als gevolg dat de kwaliteit van de beslissingen achteruit gaat en dit heeft, logischerwijs, invloed op het succes van de onderneming. Hoe eerder data beschikbaar is en hoe accurater en completer het is, hoe beter het is voor de kwaliteit van beslissingen en des te groter de kans dat hiermee de juiste beslissing wordt genomen.
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van aspecten van datamanagement die van belang zijn voor MKB-bedrijven en kunnen helpen bij het verbeteren van de interne processen. Voor het MKB is het beheer van data niet zomaar een onderdeel van de bedrijfsvoering, maar het kan echt de sleutel zijn tot groei en succes in een concurrerende en snel veranderende zakelijke omgeving.
Neem contact met ons op voor meer informatie.