Haal het beste uit je Projectmanagement software
In een ideale projectsetting is software ter ondersteuning van projectmanagement niet nodig. Klinkt goed toch? Alleen niet heel realistisch. Wanneer een project al iets complexer wordt qua deelnemers en scope is het hebben van ondersteunde software en waardevolle bijdrage. Het projectmatig werken wordt steeds vaker toegepast in het bedrijfsleven. Door processen te automatiseren bespaard u niet alleen kosten maar ook de kans op fouten worden verkleind. Echter voordat er geïmplementeerd kan worden, geeft SalesManager Online een aantal tips om het meeste uit de oplossing te halen.
Tip 1: Kijk naar wat nodig is.
Voordat u meteen van start gaat met implementeren, kijk eerst naar wat nodig is. Hoe is de projectstructuur gevormd binnen de organisatie? Is er alleen sprake van interne projecten of ook externe? Wat is dat schaal, hoe werkt de budgettering? Is het de bedoeling dat facturen meteen worden doorgezet naar een boekhoudpakket zoals Twinfield? Dit zijn vragen waar rekening mee gehouden moet worden alvorens er iets kan worden aangeschaft. Zorg dat er een duidelijk beeld is over de processen die het systeem straks moet ondersteunen.
Tip 2: Vraag de gebruikers wat ze nu missen
Let op de kleine nuance. Kom erachter wat ze missen niet wat ze willen. Achterhalen waar precies voordelen behaald kunnen worden is nog best lastig. Vraag een groep mensen wat ze willen en u eindigt met oneindige lijst van eisen. Belangrijk is om te weten waar het nu fout gaat. Wat moet het systeem verhelpen of ondersteunen? Ga naar de kern, zoek de behoefte en kijk natuurlijk waar de kansen liggen om processen beter te stroomlijnen.
Tip 3: Maak doelstellingen voor het systeem.
Wat moet de software- oplossing op arbeidsniveau precies doen? Dient deze rapportages of forecast te genereren? Projectmanagement kent verschillende principes en methodieken. Welke wordt binnen de organisatie gehanteerd? Krijg een duidelijk beeld over de huidige werkwijze en eventuele veranderingen die gaan plaats vinden.
Tip 4: Ga voor cloud!
Het is natuurlijk een persoonlijk keuze. Maar wij raden het zeker aan! Online projectmanagement is niet alleen goedkoper, maar ook een stuk toegankelijker. Gebruikers kunnen het systeem overal benaderen, op ieder apparaat en de informatie is altijd actueel. Bovendien worden verbeteringen en upgrades automatisch verwerkt.
Tip 5: Zoek een oplossing die meegroeit
Wanneer een organisatie begint met innoveren of automatiseren is een oplossing die na 6 maanden te weinig functies biedt natuurlijk niet acceptabel. Kijk ook naar mogelijkheden die misschien eerste instantie niet nodig zijn maar op langere termijn voor meerwaarde kunnen zorgen. Bij SalesManager Online betaald u alleen voor de functies die daadwerkelijk worden gebruikt. Mocht in een later stadium aanvullingen gewenst zijn, dan kan dit eenvoudig worden gerealiseerd.
Tip 6: Kies voor gemak.
Zoek een oplossing die bij de organisatie past. Projectmanagement van SalesManager Online is flexibel en kan worden aangepast naar de behoefte van de organisatie. Bovendien zijn de oplossingen van SalesManager Online geïntegreerd met Twinfield. Hierdoor worden alle facturen automatisch door geboekt in Twinfield.
Tip 7: Zorg voor integratie
Een op zichzelf staande oplossing? Dat is geen oplossing. Tegenwoordig is het ondenkbaar dat een systeem niet met andere processen gekoppeld kan worden. Projectmanagement van SalesManager Online wordt geleverd met Twinfield integratie. Uiteraard kan het ook worden aangesloten op de overige oplossingen van SalesManager Online zoals ERP, CRM en servicemanagement. Bedenk goed welke arbeidsprocessen het systeem moet ondersteunen.
Tip 8: Stel een duidelijke planning op
Wanneer helemaal duidelijk is waar een projectmanagement systeem aan moet voldoen is de tijd gekomen om de knoop door te hakken. Stel voor uzelf een deadline op. Zo voorkomt u dat er kostbare tijd verloren gaat. Stel een beslissing niet uit tot het allerlaatste moment. Na de aanschaf moet een dergelijk systeem uiteraard ook geïmplementeerd worden. Dit kan aan de hand van de complexiteit ook enige tijd in beslag nemen.
Tip 9: Wen aan een nieuwe manier van werken
Dit klinkt misschien een beetje raar maar toch echt noodzakelijk. Wanneer een nieuw systeem wordt geïntroduceerd moet deze een plaatsje krijgen bij de eindgebruikers. Zeker wanneer het gaat om project management software. Vaak wordt het benaderd als een alternatieve Sale software. Dit is zeker niet het geval. Projectmanagement software is een waardevolle aanvulling maar zeker geen vervanging van een Salesoplossing. Bovendien moeten de gebruikers leren de tool in te zetten zodat het maximale eruit wordt gehaald.
Tip 10: Ga ermee aan de slag
Wanneer u niet helemaal zeker bent van de functionaliteiten, probeer het uit. SalesManager Online heeft een 30 dagen proefabonnement beschikbaar. Uiteraard kosteloos en zonder verplichtingen. Zo kunt u alle mogelijkheden van SalesManager Online uitproberen. Bent u benieuwd wat wij specifiek voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op. Onze consultants kunnen u van een passend advies voorzien.