Het lijkt bijna magie. Het ontvangen, verwerken en versturen van facturen binnen twee minuten. Toch bestaat het echt. Met een aantal klikken is de factuur verwerkt. Hoe dit werkt? Dat vertellen we je in deze blog.
Digitaal factureren
Digitaal factureren is het online opmaken en versturen van een factuur. Dit gebeurt vaak aan de hand van een template in Word, waarbij de factuurregels handmatig worden ingevoerd, waarna de factuur zelf in PDF-formaat wordt verstuurd naar de klant. Met de software van SalesManager Online hoef je alleen maar het juiste template te selecteren om een order of een levering te factureren. Wanneer orders verwerkt zijn in het magazijn of de levering van de order heeft plaatsgevonden kunnen deze met slechte enkele klikken gefactureerd worden. Dit levert de volgende voordelen op:
Tijdbesparing
Voorkomt fouten
Kostenbesparend
Beter voor het milieu
Sneller gelden ontvangen
Een stapje verder
Door de komst van boekhoudsoftware zoals Twinfield en Exact online wordt er veel werk ten aanzien van de boekhouding uit handen genomen. Maar het kan nog makkelijker. Door de boekhoudprocessen te koppelen aan de bedrijfsprocessen, kan er nog meer tijd bespaard worden. De koppeling zorgt ervoor dat de juiste journaalposten naar het boekhoudpakket worden verstuurd, zodat de openstaande in- en verkoopposten kunnen worden afgeletterd. Daarnaast worden ook de crediteur- en debiteurgegevens gesynchroniseerd, waardoor er geen verschillen ontstaan in de relatiedatabases in het boekhoudpakket en de ERP-software. Is er een wijziging in gegevens in één van de systemen? Geen zorgen, door de synchronisatie hoeft u het maar op één plek in te voeren en de koppeling zorgt ervoor dat de gegevens ook in het andere systeem worden ingevoerd dan wel aangepast. Dit voorkomt niet alleen fouten en frustratie maar is bovendien makkelijk in gebruik vanaf een centrale plek.
Inkoopfacturen beheren
Minstens zo belangrijk als het versturen van de juiste verkoopfacturen, is het controleren en beheren van inkoopfacturen. Middels de koppeling met Basecone worden inkoopfacturen efficiënter beheerd. Inkoopfactuur en inkooporder plus eventuele pakbon(en) worden naast elkaar getoond in SalesManager Online. Je kan daarna controleren of alles klopt en de factuur laten doorboeken naar Twinfield of Exact Online. Niet kloppende facturen worden als niet betaalbaar naar de boekhouding doorgezet. Het doorboeken naar de journaalposten in Twinfield of Exact Online zorgt ervoor dat inkoopprijzen en voorraden zorgvuldig worden overgenomen en voorkomt onnodige fouten.
Bij SalesManager weten wij als geen ander dat automatiseren een grote impact op de organisatie kan hebben. Bovendien is geen een organisatie hetzelfde. Het is belangrijk om de huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen, voordat er een verandering teweeg kan worden gebracht. Bij SalesManager hebben wij meer dan 25 jaar ervaring in het begeleiden en implementeren van de bedrijfsprocessen. Deze kennis en ervaring zetten wij graag in om jouw bedrijf verder te helpen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op.