In deze blog leggen wij je uit wat procurement is. Procurement wordt ook vaak aangeduid als P2P of Purchase to Pay. Daarnaast leggen we je uit hoe procurement een toegevoegde waarde kan zijn voor jouw bedrijf.
Wat is Procurement?
Procurement kan worden omschreven als alle activiteiten vanaf het inkoopproces tot en met de levering van de goederen, oftewel Purchase to Pay. Procurement is breder dan enkel het inkoopproces, het houdt zich namelijk ook bezig met bijvoorbeeld voorraadbeheer. Op deze manier worden producten dus altijd op tijd ingekocht en grijp je nooit meer mis. Dit wordt mogelijk gemaakt door de besteladvies functionaliteit. Op basis van bepaalde parameters (minimum voorraad, openstaande orders, doorlooptijd) kun je een besteladvies draaien. Het besteladvies genereert een voorstel van wat je in moet kopen. Vanuit het besteladvies kun je ervoor kiezen de inkooporder(s) meteen aan te maken en te plaatsen bij de juiste leverancier(s).
Van inkoop tot verkoop
Procurement gaat verder dan enkel het inregelen van het inkoopproces. Procurement betekent strategisch nadenken over het inkoopproces en ervoor zorgen dat de manier van inkopen in lijn is met de strategie van de gehele organisatie. Door het toepassen van procurement heeft een organisatie op elk moment de juiste goederen en diensten ter beschikking die nodig zijn voor een succesvolle bedrijfsvoering. Vooral bedrijven met verschillende opslaglocaties of die inkopen bij verschillende leveranciers kunnen veel baat hebben bij een procurement oplossing. Door het afsluiten van inkoopcontracten en het uitonderhandelen van de beste deals met je leveranciers zorg je ervoor dat de goederen die nodig zijn voor het uitvoeren van de strategie van het bedrijf te allen tijde beschikbaar zijn in de juiste hoeveelheden en tegen een zo scherp mogelijke prijs. Procurement helpt hierbij door inzicht, overzicht en structuur in het inkoopproces aan te brengen.
Een stapje verder
Een goed systeem is je altijd een stapje voor. Zo is het mogelijk om binnen SalesManager het proces per business unit of afdeling in te regelen. Hierdoor worden inkoopaanvragen altijd op tijd en door de juiste persoon goedgekeurd. Daarnaast is het ook mogelijk om autorisaties te verlenen. Inkooporders boven een bepaald bedrag moeten vaak eerst goedgekeurd worden door een inkoopmanager of iemand uit de directie. Deze autorisatieflow kan in SalesManager Online worden ingeregeld, waarbij het mogelijk is om met verschillende limieten en verschillende autorisators te werken.
Procurement van SalesManager Online sluit uiteraard aan bij de andere modules, zoals CRM en ERP. Dit zorgt ervoor dat inkooporders direct vanuit het systeem te plaatsen zijn bij de juiste leveranciers en dat verder alle benodigde informatie, zoals inkoopaanvragen, offertes en prijsafspraken in één omgeving beschikbaar zijn. Dit zorgt voor een optimale ondersteuning van het inkoopproces en voegt daarmee waarde toe aan de totale keten van de organisatie.
Klik hier om de onderdelen behorend bij SalesManager Online Procurement te bekijken.
Basecone Scan en Herken!
Een handige tool die wij inzetten voor het verwerken van de inkoopfacturen is Basecone Scan en Herken. Via Basecone worden de inkoopfacturen zoals je deze hebt ontvangen van je leverancier gescand en gematcht tegen de inkooporder- en levering.
Nadat je een inkooporder hebt geplaatst gebeuren er een aantal dingen:
De ontvangst van je inkooporder. Je wilt hierbij controleren of a) de pakbon overeenkomt met wat je hebt besteld (de inkooporder) en b) je hebt ontvangen wat je hebt besteld, dus komt de pakbon overeen met wat er in de doos zit?
Als dit beide het geval is boek je de order binnen en wordt deze toegevoegd aan de voorraad. (dus fysiek in het magazijn worden de spullen in de juiste stelling gezet en in je ERP wordt je voorraadpositie opgehoogd.)
Je ontvangt een inkoopfactuur en hierbij wil je weten of de factuur overeenkomt met de order. Er is dus sprake van 3-way matching: order – pakbon – factuur deze matching vindt plaats via Basecone.
Als alles overeenkomt gaat het door naar de boekhouding (wordt een openstaande inkooppost gecreëerd) en kan de betaling worden voldaan. Als er iets niet klopt (factuur klopt niet met order of geleverde spullen (pakbon) komt niet overeen met order) dan kan er contact opgenomen worden met de leverancier om te kijken wat er mis is gegaan.
Meer weten over de inzet van een ERP systeem voor jouw bedrijf? Download dan nu onze whitepaper. Hierin staat alles beschreven wat wij aanbieden voor het handelsbedrijf, Heb je vragen? Neem dan contact op met Alex.