10 stappen voor een succesvolle ERP implementatie
Wellicht dat de term ERP je inmiddels bekend is. Voor de zekerheid, de definitie van ERP (Enterprise Resource Planning) volgens Encyplo.nl is; Software waardoor bedrijven hun middelen (mensen, machines, geld) het meest effectief kunnen inzetten.
ERP bundelt (bijna) alle bedrijfsprocessen, van klanten-order via inkoop en van onderdelen tot facturering, in één automatiseringssysteem. Waar vroeger een volledige automatisering alleen voor de grote ondernemingen weggelegd was, is het nu ook toegankelijk geworden voor de kleinere organisaties.
Je beschikt wellicht al over delen van ERP. Zo heb je ongetwijfeld het financiële gedeelte geautomatiseerd. Maar hoe zit het met de inkoop, voorraadbeheer, verkoop en facturatie? Het is zelfs mogelijk je ERP-pakket meteen te koppelen aan het financiële gedeelte zoals aan boekhoudpakketen van Twinfield of Exact.
Zoals je misschien hebt gemerkt heeft het implementeren van een ERP-pakket veel om handen. Om je alvast op weg te helpen hebben wij een aantal stappen op een rijtje gezet.
1. Zoek voorbeelden.
Kijk hoe andere bedrijven hun ERP-systeem integreren in de bedrijfsstromen. Beperk jezelf echter niet tot je eigen branche. Door te kijken naar bedrijven uit verschillende industrieën wordt de horizon verbreed. Dit creëert zelfs de mogelijkheid om inspiratie op te doen voor nieuwe ontwikkelingen. Wat natuurlijk meteen kan worden meegenomen in een eventueel nieuw systeem.
2. Heb een goed gesprek.
Bij het introduceren van een nieuw systeem wil men uiteraard verbeteren. Praat met elkaar en kijk kritisch wat beter kan. Het kan zijn dat een individueel probleem ook op grotere schaal plaats vindt. Houd ook rekening met de rol die iemand in de organisatie heeft. Het management heeft misschien wel andere wensen dan de eindgebruiker.
3. Breng je werkwijze in kaart.
Vaak is voor de medewerkers een bepaalde werkwijze vanzelfsprekend en wordt dit nergens genoteerd. Bijvoorbeeld de wijze hoe eventuele bestellingen afgehandeld moeten worden. Dit is één van de eerste valkuilen. Het kan namelijk een cruciaal onderdeel zijn binnen het implementeren van een nieuw systeem. Zonder zicht op elk aspect van de bedrijfsprocessen heb je kans dat deze niet wordt meegenomen in het nieuwe ERP-pakket. Dit kan resulteren in een nieuwe werkwijze of aanpassingen naderhand.
4. Maak een blauwdruk.
Ideaal zou één document zijn waarin de verschillende stromingen binnen een organisatie worden weergegeven. Dit kan functioneren als raamwerk waarin de specificaties van het nieuwe ERP-systeem moeten passen. Maak het niet te ingewikkeld! Een goed raamwerk staat open voor input en is voor iedereen binnen de organisatie eenvoudig te begrijpen.
5. Bekijk welke technische aspecten u nodig hebt.
Dit is het technische gedeelte. Op welke software moet het systeem kunnen draaien? Welke bestandsformaten moet het ondersteunen? Moet het gekoppeld kunnen worden met andere systemen? Dit zijn vragen waar o.a. rekening mee gehouden moet worden bij het kiezen van een ERP-systeem.
6. Houd rekening met de veiligheid.
Wie mag welke informatie zien? Het is belangrijk om te bespreken welke toegangsniveaus het nieuwe ERP-systeem moet hebben. Bekijk niet alleen de interne noodzaak om informatie te beschermen, maar ook naar externe veiligheid. Zorg dat de juiste informatie bij de juiste mensen beschikbaar is.
7. Kan het makkelijker?
Voordat er een som geld wordt uitgegeven aan een nieuw systeem, overweeg de behoefte. Kijk naar de kern van de organisatie. Hoe meer je weg kan nemen hoe meer er gefocust kan worden op het primaire bedrijfsproces. Wat is de hoofdzaak en wat zijn bijzaken. Zorg ervoor dat de investering de meest belangrijke processen dekt.
8. Stel specifieke eigenschappen vast.
Met alle informatie die tot nu toe is verzameld begint het nieuwe pakket al redelijk vorm te krijgen. Het is al een stevige basis om precies aan de verschillende aanbieders te omschrijven waar jouw ERP-pakket aan moet voldoen. Denk eraan; hoe duidelijker de boodschap, hoe beter het resultaat.
9. Zoek steun bij collega’s.
Zoals in de voorgaande stappen misschien al naar voren is gekomen, is het implementeren van een ERP-pakket iets wat de gehele organisatie betreft. Het heeft daarom medewerking nodig van de gehele organisatie. Zeker in de overgangsperiode is het belangrijk om steun te krijgen. Een nieuwe applicatie is zo goed als zijn gebruikers.
10. Kies het beste ERP-systeem.
Na het doorlopen van de voorgaande stappen, moet het nu duidelijk zijn wat de eisen en wensen zijn. Dit zal het vinden van de juiste ERP-pakket zeker vergemakkelijken. Veel aanbieders kunnen bij voorbaat worden uitgesloten. Dit zal het proces aanzienlijk versnellen. Bovendien scheelt het ook veel zinloze vergaderingen.
Zoals aangegeven, kan het invoeren van een nieuw ERP-systeem een lastige en tijdrovende klus zijn. Het is misschien beter om eerst een analyse te laten maken van de huidige processen. Hierbij kunnen onze Business Consultants helpen. Zo kan je je volledig voorbereiden voordat je overgaat op een investering.