Er zijn zoveel verschillende ERP-pakketten op de markt. Je zou denken dat er voor elk bedrijf wel een passende oplossing tussen zit. Toch kan lang niet iedereen uit de voeten met een standaard pakket. Dan is maatwerk onmisbaar. In dit artikel gaan we dieper in op maatwerk binnen ERP-systemen.

Wat is maatwerk in een ERP?

Zoals je een pak op maat laat maken, kan dit bij een ERP-systeem ook. Standaard schermen, velden en functionaliteiten kunnen aangepast worden om beter aan te sluiten bij de processen van jouw bedrijf. Bij de meeste cloud-ERP systemen is maatwerk niet mogelijk, maar bij SalesManager Online wel. Sterker nog: maatwerk is wat onze aanpak juist uniek maakt!

Wanneer is een standaard pakket voldoende?

Voor bedrijven met simpele processen is een standaard pakket meestal voldoende. Een handelsbedrijf dat bijvoorbeeld stickers inkoopt en verkoopt heeft geen complex maatwerk systeem nodig. Je kunt dan bij veel aanbieders met een standaardpakket prima uit de voeten.

Wanneer kies je wél voor maatwerk?

Er zijn verschillende redenen waarom het wenselijk kan zijn om je standaard ERP-pakket aan te passen:

Inzicht en overzicht. Begin bij de basis. Zorg dat je altijd weet wat je hebt, waar het ligt in het magazijn en hoeveel je overal van hebt. Dit begint dus met een telling om de startposities te bepalen en een overzichtelijke indeling van je magazijn. Vervolgens helpt ERP-software je verder met het houden van grip op je voorraad.

Je hebt aanvullende functionaliteit nodig die je niet in een standaard pakket vindt.
Je wilt koppelingen maken met andere software. Veel pakketten bieden standaard koppelingen met bekende software, maar niet met niche of minder bekende software.
Je wilt kunnen groeien zonder van pakket te wisselen. Dan hoef je niet over te stappen wanneer je tegen limieten aanloopt, maar laat je simpelweg een aanpassing maken door middel van maatwerk.
Er is geen specifieke software voor jouw branche. Voor ondernemingen waar er maar weinig van zijn, is het helaas niet lucratief om een standaardpakket voor te ontwikkelen.
Je wil vasthouden aan je eigen werkwijze. Bij een standaardpakket moet je mogelijk aanpassingen maken aan je processen, omdat het systeem anders is ingericht. Door maatwerk kun je het naar je eigen hand zetten en inrichten zoals jij het wil.

Bij deze klant was maatwerk essentieel

AEGIR-Marine verleent service en onderdelen aan schepen wereldwijd. Administratief is dat behoorlijk complex. Schepen zijn eigen financiële entiteiten met speciale wetten en belastingregels. Om onderhoud en onderdelen te verkopen aan de eigenaren van de schepen zijn er over de hele wereld agenten die op commissie basis werken. Daarnaast heeft Aegir meerdere internationale vestigingen met verschillende administraties en valuta’s.

Aegir Marine had de volgende wensen:

Schepen registreren middels het IMO-nummer en deze kunnen gebruiken als extra entiteit op offertes, orders en facturen.
Internationale belastingregels toevoegen aan de BTW logica voor het juist verwerken van facturen.
Agenten als extra entiteit toevoegen op offertes en orders.
Commissie facturatie automatiseren voor de vergoeding van de agenten.
Koppelen van Aegir hun eigen planningstool om monteurs wereldwijd in te plannen voor onderhoud.

Je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen dat deze specifieke wensen niet in een standaard ERP-pakket te vinden zijn…Dus bouwden we bij SalesManager een oplossing op maat!

We voegden een gehele nieuwe entiteit toe voor de registratie van alle informatie van schepen.
We voegden extra velden toe op de offerte, order en factuur om schepen en agenten te registreren.
We breidden de bestaande set van aanwezige belastingregels uit met internationale en speciale regels voor schepen.
Maakten wij een koppeling met TimeSeries, de nieuwe planningstool van Aegir. Vanuit SalesManager Online wordt order data naar TimeSeries gestuurd, waarbinnen de planning wordt gemaakt voor de monteurs. Zodra dit is gedaan, wordt de data teruggestuurd naar SalesManager Online zodat alle data centraal staat opgeslagen.

Hoe verloopt een maatwerktraject?

Om maatwerk goed uit te voeren is een duidelijke inventarisatie van groot belang. Tijdens het verkooptraject worden de wensen rondom maatwerk al in kaart gebracht. In de offerte staat precies gespecificeerd wat we gaan doen en hoe het eruit komt te zien.

Daarna neemt één van onze business consultants de implementatie over. De consultant zorgt dat de implementatie goed verloopt, de planning gehaald wordt en de organisatie goed voorbereid aan de slag kan met onze software.

Benieuwd hoe zo’n traject eruit ziet? Lees verder in dit interview met Emile Lapré, waarin hij vertelt hoe een implementatie met maatwerk verloopt.

Eens kijken hoe het ERP-systeem van SalesManager Online eruit ziet? Benieuwd naar de maatwerkmogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag dan nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees hier eerst meer informatie.