Een grote voorraad brengt risico’s met zich mee. Want weet je wel zeker dat je alles verkoopt? Maar bij een te kleine voorraad bestaat de kans dat je een bestelling niet kan leveren. Hoe ga je hier slim mee om? We delen onze tips.
Over voorraadbeheer
Handelsbedrijven kopen producten in die ze vervolgens weer verkopen. Ondanks dat dropshipping steeds populairder wordt, houden de meeste bedrijven een eigen voorraad aan. Het grootste voordeel van een eigen voorraad is dat je je producten snel kan leveren. Voor sommige klanten is levertijd nog belangrijker dan prijs, dus een kortere levertijd kan een belangrijk concurrentievoordeel opleveren.
Voorraad wordt ook wel ‘stilliggend kapitaal’ genoemd. De producten zijn al gekocht en wachten tot ze omzet opleveren. Daarmee leggen ze beslag op je cashflow en brengen ze indirecte kosten met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan extra magazijnkosten, meer energiekosten, beveiliging en verzekering.
Om kosten laag te houden, is het zaak om zo lean mogelijk met je voorraad om te gaan: niet te veel, maar nooit te weinig op voorraad. Je wil namelijk geen ‘nee’ moeten verkopen aan klanten, maar ook niet meer op voorraad hebben dan nodig. Hoe doe je dat?
Lees ook: Optimaliseer voorraadposities met SalesManager Online
Gebruik ERP-software
Enterprise resource planning (ERP) is software ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Met behulp van een ERP-systeem houd je grip op belangrijke processen als inkoop, verkoop, productmanagement en dus ook voorraadbeheer. Inzicht in je voorraad is cruciaal voor het verkoopproces en een gedegen inkoopproces moet ervoor zorgen dat de voorraadposities ook daadwerkelijk altijd op orde zijn. In SalesManager Online worden de voorraadposities automatisch bijgewerkt op de momenten dat er iets veranderd: als spullen die besteld zijn binnenkomen worden deze geregistreerd als levering en opgeboekt bij de voorraad. Aan de verkoopkant wordt de voorraad juist afgeboekt op het moment dat er orders aan klanten worden uitgeleverd en de producten dus uit het magazijn worden gehaald. Bij het in gebruik nemen van de ERP-oplossing van SalesManager Online doet de klant een voorraadtelling en worden de voorraadposities geregistreerd. Daarna zorgt de software ervoor dat er altijd een actueel overzicht van de voorraad van alle producten beschikbaar is
Met de data die een ERP-systeem verzameld, krijg je bovendien interessante inzichten. Daarmee zie je hoe je voorraad zich ontwikkeld en kun je prognoses maken voor de toekomst.
Lees verder: Hoe maak ik gebruik van de data uit mijn ERP-systeem?
Tips voor handelsbedrijven
Handelsbedrijven die producten inkopen en verkopen, optimaliseren hun voorraadbeheer met deze tips.
Inzicht en overzicht. Begin bij de basis. Zorg dat je altijd weet wat je hebt, waar het ligt in het magazijn en hoeveel je overal van hebt. Dit begint dus met een telling om de startposities te bepalen en een overzichtelijke indeling van je magazijn. Vervolgens helpt ERP-software je verder met het houden van grip op je voorraad.
Actuele voorraadposities op elk verkoopkanaal. Verkoop je via een webshop? Of via grote marktplaatsen als Bol.com en Amazon? Zorg dan dat deze gekoppeld zijn aan je ERP-systeem, zodat op elk verkoopkanaal de juiste voorraadposities en levertijden worden weergegeven. Hiermee voorkom je dat klanten producten bestellen die niet (meer) op voorraad zijn.
Maak prognoses. Als je weet wat je op voorraad hebt en wat je gemiddeld verkoopt, weet je ook wanneer je uitverkocht raakt. Houd hierbij ook rekening met verwachte piekperiodes door het jaar heen. In SalesManager doen we dit met business intelligence rapportages.
Werk met minimale en maximale levels. Stel voor elk product in hoeveel stuks je minimaal en maximaal op voorraad wilt hebben liggen. Dat helpt je om efficiënter in te kopen en je voorraad te beheren. In SalesManager Online gebruik je hier de functionaliteit Besteladvies voor.
Houd klanten op de hoogte bij vertraging. Met Advance Shipping Notice (ASN) van SalesManager Online worden verwachte uitlevertijden dagelijks opnieuw berekend. Wanneer blijkt dat leverafspraken niet gehaald zullen worden, wordt dit vanuit SalesManager Online volledig automatisch gecommuniceerd richting je klant.
Tips bij verkoopbeheer van assemblages
Verkoop je samengestelde producten? Dan is voorraadbeheer een extra grote uitdagingen.
Synchroniseer levertijden. Heeft het goedkoopste onderdeel een lange levertijd? Bestel dan het duurste onderdeel ook pas laat. Dan heb je geen dure onderdelen onnodig op voorraad liggen en beperk je cashflow-problemen. Met SalesManager Online kun je dit automatiseren.
Vertraging in supply chain communiceren. Met Advance Shipping Notice (ASN) van SalesManager Online worden verwachte levertijden dagelijks opnieuw berekend. Wanneer blijkt dat leverafspraken verderop in de chain niet gehaald zullen worden en jij daardoor niet aan de verwachting van jouw klant kunt voldoen, wordt dit vanuit SalesManager Online volledig automatisch gecommuniceerd richting je klant.
Benieuwd naar mogelijkheden om jouw voorraadbeheer te optimaliseren? Vraag dan nu een vrijblijvende online demo aan van SalesManager Online. Of lees hier eerst meer informatie.