Je hebt besloten om je bestaande bedrijfssoftware af te voeren. Na een analyse van je behoeften, heb je verschillende nieuwe oplossingen vergeleken. Uiteindelijk is je keuze gevallen op SalesManager Online, een cloudplatform voor CRM, ERP, project- en servicemanagement. Maar hoe moet het nu verder?
Om de migratie naar SalesManager Online zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen, doorloop je zeven belangrijke stappen. We zetten ze kort voor jou op een rij.
Stap 1: Prepareer je data
Elke ERP-implementatie begint met het verzamelen van alle relevante bedrijfsdata. Die kan ergens centraal zijn opgeslagen, in je oude ERP-systeem bijvoorbeeld. Maar ze kan ook verspreid zijn over verschillende systemen voor bedrijfsbeheer, in allerlei datalijsten of Excel-bestanden. Mogelijk moet je die data vervolgens omzetten naar het geschikte format, voor je ze in het nieuwe systeem kan importeren. Om het importeren te vergemakkelijken, levert SalesManager Softwaer een Excel-template aan, de zogenoemde importsheets. Omdat je menselijke fouten bij het converteren en importeren van data nooit helemaal kunt uitsluiten, voorziet SalesManager ook in de nodige controlemomenten.
Stap 2: Configureer je systeem
Na het controleren van de data zal deze worden ingelezen in de SalesManager Online-omgeving. Deze omgeving is door SalesManager al ingericht aan de hand van de specifieke afspraken zoals deze in het voortraject zijn gemaakt. Hierin is bijvoorbeeld afgestemd welke modules en add-ons er gebruikt zullen gaan worden en welke gebruikersprofielen (met bijbehorende rollen en rechten) er moeten worden aangemaakt. Op deze manier zorgen we ervoor dat er snel een testomgeving met eigen data in de lucht is, waarna de daadwerkelijke implementatie kan beginnen.
Stap 3: Ontwerpen en bouwen van templates en rapporten
Alle documenten die je tijdens het gebruik van je oude systeem genereerde, dien je aan te leveren bij de consulant van SalesManager, zodat deze kunnen worden nagebouwd en opgeleverd in het nieuwe systeem. Op deze manier zorgt SalesManager ervoor dat alle documenten netjes in de huisstijl worden gemaakt. Het gaat hierbij om rapporten, oftwel elk document waarbij je een template combineert met data uit de onderliggende database van jouw systeem. Dat kunnen managementrapporten zijn, maar ook gewoon templates voor facturen, orderbevestigingen, inkooporders, pakbonnen en picklijsten.
Stap 4: Integraties met externe applicaties
In het traject dat voorafgaat aan de eigenlijke implementatiefase is er ook al bepaald met welke externe applicaties je nieuwe systeem moet kunnen integreren. SalesManager zorgt voor al die koppelingen, al vereist dat in sommige gevallen wel eerst nog wat extra input van jou. Zo heeft SalesManager bijvoorbeeld je grootboekrekeningschema nodig als er gekoppeld moet worden met een boekhoudpakket. Deze informatie is nodig om de boekhouding goed te aan kunnen sturen vanuit SalesManager Online.
Stap 5: Test en stuur bij
Heb je stappen 1 tot 4 afgerond, dan is het aan jou om je nieuwe ERP-omgeving uit te proberen. Op basis van de resultaten en bevindingen van die tests stuur je de oplossing bij. SalesManager Software werkt met een implementatie methodologie die is gebaseerd op Scrum, waarbij er gewerkt wordt in korte sprints, zodat er ook meer mogelijkheden zijn voor tussentijdse evaluatie, testen en bijsturing.
Stap 6: Train je beheerders en gebruikers
Opleidingen in het kader van een implementatie plannen we altijd in de eindfase van het project. Op deze manier kan er tijdens de training gebruik gemaakt worden van de omgeving waar uiteindelijk ook echt in gewerkt gaat worden. In sommige gevallen kiezen we ervoor om de training al (deels) te geven voor het opleveren van de testomgeving. SalesManager biedt zowel gebruikerstrainingen als trainingen voor applicatiebeheerders. De gebruikerstrainingen zijn voornamelijk gefocust zijn op het functiedomein (verkoop, inkoop, logistiek …), terwijl er in de beheerderstraining veel meer wordt ingegaan op de configuratie, het beheer en het onderhoud van het systeem.
Stap 7: Go live!
Als alles goed is doorgetest en je medewerkers voldoende zijn opgeleid, kan je langzaam maar zeker naar een go-live toewerken. Aarzel niet om eerst een tijdje te schaduwdraaien, waarbij je het oude en het nieuwe systeem naast elkaar gebruikt. Zo ben je helemaal zeker dat alles naar wens en behoren functioneert.
Benieuwd hoe je met behulp van SalesManager Online je organisatie efficiënter laat werken? Vraag nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees hier eerst meer informatie.