DigiSign: Digitaal ondertekenen met SalesManager Online
Met SalesManager Online bieden wij klanten de mogelijkheid om offertes aan te maken en deze direct vanuit de software te versturen. Doordat alle relaties, producten en documenten in de database staan kan er snel een nette en foutloze offerte worden opgemaakt en naar het emailadres van de contactpersoon worden gestuurd. Vaak gaat een offerte nog een aantal keer heen en weer in verband met korting of een andere wijziging. Wanneer alles akkoord is bevonden, is het moment daar om de offerte te tekenen en daarmee de order in gang te zetten.
Op dit moment is het vaak nog zo dat degene die de offerte moet tekenen het document uit moet printen, zodat er een handtekening gezet kan worden. Vervolgens dient de offerte weer te worden ingescand, zodat deze danvia de mail teruggestuurd kan worden naar de leverancier. Dit is omslachtig en kost relatief veel tijd. Na ontvangst zal de leverancier het ingescande document ook weer ergens moeten opslaan, aangezien alle (getekende) offertes netjes gearchiveerd moeten worden.
Om dit proces te versimpelen en te versnellen is digitaal ondertekenen al een tijd sterk in opkomst en zal dit in de nabije toekomst de nieuwe standaard worden. Om hierop in te spelen heeft SalesManager Software DigiSign ontwikkeld. Met DigiSign kun je de offerte op een simpele en snelle manier digitaal ondertekenen. DigiSign is toegevoegd aan de standaard functionaliteit van SalesManager Online en daarmee beschikbaar voor alle klanten die met SalesManager in de cloud werken. Hoe het precies werkt vertellen we in dit artikel.
DigiSign werkt in de basis als volgt: Het verzoek om de offerte te tekenen wordt per mail naar de klant toegestuurd en nadat deze de link om te ondertekenen volgt kan de offerte worden opgevraagd.
Afb. 1: Vul gegevens in en vink de voorwaarden aan om de offerte op te halen
Aanvullend kunnen ook algemene voorwaarden als bijlage getoond worden in het teken-scherm. Nadat de klant akkoord is gegaan en de handtekening gezet is, wijzigt automatisch de status van de offerte in SalesManager. Vervolgens krijgt de verkoopafdeling een seintje per e-mail dat de offerte geconverteerd kan worden in een order.
De handtekening wordt opgeslagen op offerteniveau en in de statuslog is altijd terug te vinden welk contactpersoon akkoord heeft gegeven op de offerte.
Afb. 2 Bekijk de status van de offerte via de status log
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van SalesManager Online DigiSign? Neem dan contact op met uw consultant of laat de afdeling sales contact met u opnemen.