Met de zomermaanden voor de deur, is het goed om de database eens kritisch onder handen te nemen. Zodat je straks in September gestructureerd te werk kan gaan. Het opschonen van de database is niet alleen handig zodat informatie snel geraadpleegd kan worden. Maar het brengt ook vele nieuwe inzichten, oude leads die wellicht nu wel interessant kunnen zijn. Daarnaast voorkomt het onnodige fouten van bijvoorbeeld foutieve of dubbele gegevens. Alleen met een opgeruimd data base, kun je optimaal gebruik van je CRM-systeem. Speciaal om jou te helpen, hebben we hiervoor een aantal tips & tricks opgesteld.
Werk vanuit één database
Bij het bewaren van papieren gegevens, stop je alles bij elkaar. Doe dit ook bij het digitaal bewaren van gegevens! Als alles in één database wordt bewaard, creëer je overzicht en tijdwinst.
Nu kan het zo zijn dat er gewerkt wordt met verschillende systemen voor bijvoorbeeld CRM, ERP en WMS. Zorg in dat geval dat de systemen aan elkaar gekoppeld zijn. De software van SalesManager Online kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat alle systemen in één omgeving worden ondergebracht. Hierdoor werkt iedereen met dezelfde gegevens en lopen dingen niet meer door elkaar heen.
Laat relaties hun eigen informatie wijzigen
Dit klinkt spannend, maar het is eigenlijk vooral heel handig! Door middel van een klantportaal of een wijzigingsformulier met campagnes meesturen, krijgen klanten toegang tot hun eigen gegevens en kunnen zij de beschikbare informatie wijzigen of zelfs aanvullen. Dit scheelt tijd, maar het verkleint ook de kans op fouten.
Loop de database regelmatig na
Uitschrijvingen, bounces, foutmeldingen en wijzigingen. We hebben er allemaal mee te maken. Al deze dingen zullen direct en nauwkeurig verwerkt moeten worden. Omdat het niet het leukste werk is om te doen, doen sommige marketingprogramma’s dit automatisch.
Alle informatie blijft hierdoor actueel en doordat alle gegevens up-to-date zijn, worden foutmeldingen voorkomen. Dit zorgt ervoor dat de acties die je verstuurt niet als spam gezien worden.
Houd de database volledig
Een database onderhouden doe je niet alleen. Zorg er dus voor dat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en alle nieuwe beschikbare informatie direct in de database verwerken en niet ergens in een spreadsheet opslaan. Door de nieuwe informatie direct te verwerken, zorg je ervoor dat er geen waardevolle informatie verloren gaat.
Segmenteer de informatie
Hoe langer een bedrijf bestaat en hoe meer klanten je hebt, hoe groter de database kan worden. Door de database op te delen in doelgroepen, is het eenvoudiger om te communiceren met mensen. Neem bijvoorbeeld een selectie op de geboortedatum van mensen. Op deze manier is het een gepersonaliseerde felicitatie verzenden gemakkelijker dan wanneer het handmatig uitgezocht moet worden.
Personaliseer op behoefte
Het is belangrijk om de meest actuele gegevens te hebben, maar het is net zo belangrijk om persoonlijke gegevens bij te houden. Op deze manier de klant persoonlijk benaderd worden en kan er inhoudelijk op iemands (informatie)behoefte ingespeeld worden.
Maak duidelijke afspraken
Als er duidelijk is wie wat gaat bijhouden, moet er ook afgesproken worden hoe het bijgehouden gaat worden. Zorg ervoor dat iedereen de data op dezelfde wijze invoert, zodat er een gestroomlijnd proces ontstaat.
Stel iemand verantwoordelijk.
Het is verstandig om één persoon of afdeling eindverantwoordelijk te maken. Hierdoor ontstaat er een feeling met de werkwijze. Daarnaast spreek je mensen hun verantwoordelijkheidsgevoel aan, wat ervoor zorgt dat er één centraal punt is die erop toeziet dat afspraken worden nageleefd.
Troep in, troep uit
Net als met een verhuizing, is het overgaan naar een nieuw systeem hét moment om alles op te schonen. Verouderde data kan direct verwijderd worden, zodat het nieuwe systeem fris en fruitig is. Bekijk kritisch welke informatie je wilt gebruiken, welke informatie overbodig is en welke informatie ontbreekt.
Wees proactief
Mis je informatie? Ga er direct achteraan! Kijk op internet of je de ontbrekende informatie kan vinden. Vraag het aan iemand binnen je netwerk. En lukt dat allemaal niet? Bel het bedrijf of desbetreffende persoon dan op. Dat is direct een goede mogelijkheid om de banden eens aan te halen.
Wij weten als geen ander dat een CRM-systeem een aardige investering is voor je bedrijf. Om er waardevolle informatie uit te blijven halen is het belangrijk dat het CRM-systeem opgeruimd blijft. Maak er bijvoorbeeld een maandelijks punt van en blijf het beste uit je CRM-systeem halen! Wil je meer weten over de mogelijkheden van een CRM-systeem? Neem dan contact op met Alex Werner!